Cobertura de Eventos y Ferias Profesionales

La cobertura de un evento se gana antes de encender la cámara. Cuando llegamos al recinto ya sabemos qué momentos no se pueden perder, dónde se colocan los equipos y quién nos abre las puertas. Esa parte no se ve en el vídeo final, pero separa un archivo de imágenes sueltas de un material reutilizable todo el año.

Aquí va el trabajo de alrededor: lo que te pedimos, cómo nos movemos, en qué formatos te llega el material y cómo sabemos si la cobertura ha cumplido.

¿Qué necesitamos de ti antes del evento?

Con tres cosas avanzamos mucho: la escaleta con horas reales, el plano del recinto y la lista de personas y momentos que sí o sí tienen que aparecer. Nos ayuda saber quién lleva la mesa de sonido, porque tomar el audio directo de sala cambia por completo el resultado de una ponencia. Si va a haber entrevistas, reserva una zona tranquila y avisa antes a los ponentes: cinco minutos suyos valen más que media hora persiguiéndolos por los pasillos. Cierra también el asunto de los derechos de imagen, con cartelería visible en los accesos y consentimiento por escrito de quien vaya a hablar a cámara.

¿Qué hacemos durante la jornada del evento?

Trabajamos sin interrumpir el evento. Cámara fija para las ponencias, una unidad ligera para recursos y ambiente, micrófonos de solapa en las entrevistas y fotografía en paralelo cuando el proyecto la incluye. Vamos marcando los cortes buenos sobre la marcha, así la edición no empieza de cero. Si lo hablamos con antelación, reservamos parte del equipo para montar un avance corto mientras el evento sigue vivo y las redes todavía están pendientes.

¿En qué formatos recibes el material y para qué lo puedes reutilizar?

El material se entrega pensando en dónde se va a publicar, no como una pieza única. Lo habitual: un resumen para la web y para presentaciones, versiones verticales para Instagram, TikTok y LinkedIn, cortes individuales por ponencia o por stand, y la galería fotográfica seleccionada y retocada. Todo llega por enlace de descarga y con los archivos nombrados para que los encuentres dentro de seis meses. Ese fondo alimenta después la memoria anual, el dossier de patrocinadores y la promoción de la siguiente edición.

Errores habituales y cómo medimos el resultado

Los fallos se repiten: avisar cuando el programa ya está cerrado, no prever enchufes ni acceso al audio, olvidar que los patrocinadores quieren aparecer y pedir un vídeo genérico sin decir para qué canal es. Se evitan hablando antes. Para medir no nos quedamos en las reproducciones: miramos la retención del resumen, cuánto material se reutiliza durante el año, qué piezas piden los patrocinadores para su propia comunicación y cuántas consultas llegan de cara a la próxima edición. Cuéntanos las fechas en el +34 822 26 30 12, por WhatsApp en el +34 621 091 525 o en info@orbitmedialab.com.